Geschäftsordnung des Vorstands

1. Allgemeines

Diese Geschäftsordnung regelt die Arbeit des Vorstandes. Sie wird im geschützten Mitgliederbereich der Vereins-Website veröffentlicht.
Gemäß § 9 Vereinssatzung kann die Geschäftsordnung jederzeit vom Vorstand geändert oder aufgehoben werden; eine Beteiligung anderer Vereins-Organe ist nicht erforderlich.

2. Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

Der Vorstand hat keine spezielle Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung.
Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d.h. alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen mit, ggf. mittels Entscheidung durch Beschlussfassung (siehe Nr. 8).

3. Gesamtverantwortung

Der gesamte Vorstand ist für alle Entscheidungen verantwortlich.
Dies gilt auch, wenn abweichend von Nr. 2 eine Aufgabenverteilung erfolgt.

4. Vertretungsberechtigung

4.1. Gemäß § 7(2) Vereinssatzung ist jedes Vorstandsmitglied alleinvertretungsberechtigt.
D.h. jedes Vorstandsmitglied kann Handlungen mit rechtlichen oder finanziellen Folgen für den Verein durchführen.

4.2. Jede Handlung im Rahmen des Alleinvertretungsrechtes ist auf ein konkretes Ziel gerichtet und bedarf grundsätzlich einer Entscheidung des Vorstandes, ggf. durch Beschlussfassung.
Ausnahmen sind unter den Nrn. 5.1. und 5.2. aufgeführt.

4.3. Kann für eine Handlung die nächste Vorstandssitzung aus triftigen Gründen nicht abgewartet werden, wird die Entscheidung per Messenger, per Video-Konferenz oder per E-Mail herbeigeführt.

5. Beschaffung, Begleichen von Rechnungen

5.1. Ausgaben im Rahmen von Beschaffungen für den Verein, über die ein Vorstandsmitglied ohne Mandat des Vorstandes entscheiden kann, sind auf maximal 150 € pro Monat festgelegt.
Über Ausgaben dieser Art ist auf der nächsten Vorstandssitzung Rechenschaft abzulegen.

5.2. Das Begleichen routinemäßig anfallender Rechnungen (z.B. vom Vermieter, von Versorgern, von Vercharterern bei Bootcharter für Segelveranstaltungen oder von Partnern im Rahmen des laufenden Ausbildungsbetriebes) gilt nicht als Beschaffung und kann ohne Beschränkung der Höhe sofort vorgenommen werden.

5.3. Alle sonstigen Rechnungen werden erst dann beglichen, wenn der Vorstand sie zur Kenntnis genommen und bestätigt hat.

6. Vorstandssitzung

6.1. Vorstandssitzungen finden regulär einmal pro Monat in der ersten Woche statt.
Wochentag und Uhrzeit werden so festgelegt, dass möglichst alle Vorstandsmitglieder teilnehmen können.
Ein Sitzungstermin kann im Bedarfsfall kurzfristig verschoben werden.

6.2. In dringenden Fällen werden außerordentliche Vorstandssitzungen einberufen.

6.3. Sitzungsort ist grundsätzlich der Vereinsraum Gurlittstr. 40 in Hamburg.
Unter gegebenen Umständen können Online-Sitzungen in Form einer Video-Konferenz durchgeführt werden.

6.4. Die Tagesordnung ist standardisiert und wird bei Bedarf ergänzt.

6.5. Moderator*in und Protokollführer*in werden zu Beginn der Sitzung einvernehmlich festgelegt. Eine Personal-Union beider Funktionen ist nicht zulässig.

6.6. Vorstandssitzungen sind nichtöffentlich. Bei Bedarf werden zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen.

7. Protokollierung der Vorstandssitzung

7.1. Der/die Protokollführer*in hält alle wesentlichen Punkte einer Vorstandssitzung im Ergebnisprotokoll fest. Dieses ist vertraulich zu behandeln.

7.2. Das Protokoll wird elektronisch erstellt und als Entwurf innerhalb von 5 Tagen in Form einer pdf-Datei an alle Vorstandsmitglieder gesendet.
Korrektur- und Ergänzungshinweise gehen zurück an den/die Protokollführer*in und werden ins Protokoll eingearbeitet.

7.3. Die Genehmigung des Protokolls erfolgt auf der nächsten Vorstandssitzung, ggf. in korrigierter Fassung. Der Genehmigungsbeschluss wird im Folgeprotokoll dokumentiert.

7.4. Das genehmigte Protokoll wird von dem/der Protokollführer*in elektronisch unterschrieben und als pdf-Datei auf dem OneDrive-Konto des Vereins gespeichert. Zugriff haben nur Vorstandsmitglieder; Vollmitglieder erhalten auf Wunsch Einsicht.

7.5. Die bisher im Protokoll-Ordner des Vereinsbüros abgelegten Papierexemplare der Protokolle werden im Vereinsbüro unter Verschluss weiterhin aufbewahrt.

8. Beschlussfassung

8.1. Beschlussfassungen erfolgen stets mit der einfachen Mehrheit der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder.

8.2. Stimmberechtig sind alle gemäße § 7(1) Vereinssatzung berufenen Vorstandsmitglieder, ausgenommen, es liegt ein Fall von Befangenheit gemäß Nr. 8.5. vor.

8.3. Stimmenthaltungen zählen als Nein-Stimmen.

8.4. Nicht anwesende Vorstandsmitglieder können ihre Stimme nachträglich bis spätestens 10 Tage nach der Abstimmung (z.B. im Rahmen des Korrektur-/Ergänzungsverfahrens des Protokolls, siehe Nr. 7.2.) abgeben.

8.5. Bei Befangenheit eines Vorstandsmitglieds (d.h. das Vorstandsmitglied ist von einer Entscheidung des Vorstandes direkt betroffen), darf es an der entsprechenden Beschlussfassung nicht teilnehmen.

9. Zusammenarbeit mit anderen Vereins-Organen

9.1. Im Sinne von § 7(2) Vereinssatzung beruft der Vorstand Ausschüsse bzw. Arbeitsgruppen zur Erledigung spezieller Aufgaben.

9.2. Der Vorstand legt fest, welches Aufgaben- bzw. Arbeitsgebiet ein Ausschuss/eine Arbeitsgruppe hat. Entscheidungen werden jedoch grundsätzlich vom Vorstand auf Basis einer von dem Ausschuss bzw. der Arbeitsgruppe vorgelegten Beschlussvorlage getroffen.
Der Vorstand kann einem Ausschuss/einer Arbeitsgruppe Entscheidungsbefugnisse übertragen.

10. Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 06.05.2022 in Kraft und ersetzt die Fassung vom 11.07.2014

 


Hamburg, 05.05.2022

Vorstand Unter Segeln e.V.