1. Allgemeines
Diese
Geschäftsordnung regelt die Arbeit des Vorstandes. Sie wird im
geschützten Mitgliederbereich der Vereins-Website
veröffentlicht.
Gemäß § 9
Vereinssatzung kann die Geschäftsordnung jederzeit vom Vorstand
geändert oder aufgehoben werden; eine Beteiligung anderer
Vereins-Organe ist nicht erforderlich.
2. Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
Der Vorstand
hat keine spezielle Aufgaben- und
Zuständigkeitsverteilung.
Es gilt der
Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d.h. alle
Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen
Geschäftsführungsmaßnahmen mit, ggf. mittels Entscheidung durch
Beschlussfassung (siehe Nr. 8).
3. Gesamtverantwortung
Der gesamte
Vorstand ist für alle Entscheidungen
verantwortlich.
Dies gilt
auch, wenn abweichend von Nr. 2 eine Aufgabenverteilung
erfolgt.
4. Vertretungsberechtigung
4.1. Gemäß §
7(2) Vereinssatzung ist jedes Vorstandsmitglied
alleinvertretungsberechtigt.
D.h. jedes
Vorstandsmitglied kann Handlungen mit rechtlichen oder
finanziellen Folgen für den Verein durchführen.
4.2. Jede
Handlung im Rahmen des Alleinvertretungsrechtes ist auf ein
konkretes Ziel gerichtet und bedarf grundsätzlich einer
Entscheidung des Vorstandes, ggf. durch
Beschlussfassung.
Ausnahmen
sind unter den Nrn. 5.1. und 5.2. aufgeführt.
4.3. Kann für eine Handlung die nächste Vorstandssitzung aus triftigen Gründen nicht abgewartet werden, wird die Entscheidung per Messenger, per Video-Konferenz oder per E-Mail herbeigeführt.
5. Beschaffung, Begleichen von Rechnungen
5.1.
Ausgaben im Rahmen von Beschaffungen für den Verein, über die
ein Vorstandsmitglied ohne Mandat des Vorstandes entscheiden
kann, sind auf maximal 150 € pro Monat festgelegt.
Über
Ausgaben dieser Art ist auf der nächsten Vorstandssitzung
Rechenschaft abzulegen.
5.2. Das Begleichen routinemäßig anfallender Rechnungen (z.B. vom Vermieter, von Versorgern, von Vercharterern bei Bootcharter für Segelveranstaltungen oder von Partnern im Rahmen des laufenden Ausbildungsbetriebes) gilt nicht als Beschaffung und kann ohne Beschränkung der Höhe sofort vorgenommen werden.
5.3. Alle sonstigen Rechnungen werden erst dann beglichen, wenn der Vorstand sie zur Kenntnis genommen und bestätigt hat.
6. Vorstandssitzung
6.1.
Vorstandssitzungen finden regulär einmal pro Monat in der
ersten Woche statt.
Wochentag
und Uhrzeit werden so festgelegt, dass möglichst alle
Vorstandsmitglieder teilnehmen können.
Ein
Sitzungstermin kann im Bedarfsfall kurzfristig verschoben
werden.
6.2. In dringenden Fällen werden außerordentliche Vorstandssitzungen einberufen.
6.3.
Sitzungsort ist grundsätzlich der Vereinsraum Gurlittstr. 40 in
Hamburg.
Unter
gegebenen Umständen können Online-Sitzungen in Form einer
Video-Konferenz durchgeführt werden.
6.4. Die Tagesordnung ist standardisiert und wird bei Bedarf ergänzt.
6.5. Moderator*in und Protokollführer*in werden zu Beginn der Sitzung einvernehmlich festgelegt. Eine Personal-Union beider Funktionen ist nicht zulässig.
6.6. Vorstandssitzungen sind nichtöffentlich. Bei Bedarf werden zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen.
7. Protokollierung der Vorstandssitzung
7.1. Der/die Protokollführer*in hält alle wesentlichen Punkte einer Vorstandssitzung im Ergebnisprotokoll fest. Dieses ist vertraulich zu behandeln.
7.2. Das
Protokoll wird elektronisch erstellt und als Entwurf innerhalb
von 5 Tagen in Form einer pdf-Datei an alle Vorstandsmitglieder
gesendet.
Korrektur-
und Ergänzungshinweise gehen zurück an den/die
Protokollführer*in und werden ins Protokoll
eingearbeitet.
7.3. Die Genehmigung des Protokolls erfolgt auf der nächsten Vorstandssitzung, ggf. in korrigierter Fassung. Der Genehmigungsbeschluss wird im Folgeprotokoll dokumentiert.
7.4. Das genehmigte Protokoll wird von dem/der Protokollführer*in elektronisch unterschrieben und als pdf-Datei auf dem OneDrive-Konto des Vereins gespeichert. Zugriff haben nur Vorstandsmitglieder; Vollmitglieder erhalten auf Wunsch Einsicht.
7.5. Die bisher im Protokoll-Ordner des Vereinsbüros abgelegten Papierexemplare der Protokolle werden im Vereinsbüro unter Verschluss weiterhin aufbewahrt.
8. Beschlussfassung
8.1. Beschlussfassungen erfolgen stets mit der einfachen Mehrheit der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder.
8.2. Stimmberechtig sind alle gemäße § 7(1) Vereinssatzung berufenen Vorstandsmitglieder, ausgenommen, es liegt ein Fall von Befangenheit gemäß Nr. 8.5. vor.
8.3. Stimmenthaltungen zählen als Nein-Stimmen.
8.4. Nicht anwesende Vorstandsmitglieder können ihre Stimme nachträglich bis spätestens 10 Tage nach der Abstimmung (z.B. im Rahmen des Korrektur-/Ergänzungsverfahrens des Protokolls, siehe Nr. 7.2.) abgeben.
8.5. Bei Befangenheit eines Vorstandsmitglieds (d.h. das Vorstandsmitglied ist von einer Entscheidung des Vorstandes direkt betroffen), darf es an der entsprechenden Beschlussfassung nicht teilnehmen.
9. Zusammenarbeit mit anderen Vereins-Organen
9.1. Im Sinne von § 7(2) Vereinssatzung beruft der Vorstand Ausschüsse bzw. Arbeitsgruppen zur Erledigung spezieller Aufgaben.
9.2. Der Vorstand legt fest, welches
Aufgaben- bzw. Arbeitsgebiet ein Ausschuss/eine Arbeitsgruppe
hat. Entscheidungen werden jedoch grundsätzlich vom Vorstand
auf Basis einer von
dem Ausschuss bzw. der Arbeitsgruppe vorgelegten
Beschlussvorlage getroffen.
Der Vorstand
kann einem Ausschuss/einer Arbeitsgruppe
Entscheidungsbefugnisse übertragen.
10. Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung tritt am 06.05.2022 in Kraft und ersetzt die Fassung vom 11.07.2014
Hamburg,
05.05.2022
Vorstand Unter Segeln e.V.